Informativa ai sensi degli Artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 sul Trattamento dei dati personali nell’ambito del Sistema di Segnalazione di presunti illeciti (Whistleblowing)
In attuazione alla vigente normativa in materia (D.Lgs. 24/2023 - “Attuazione della direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2019, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali”), SOLUTIA VET & PET S.R.L. (di seguito anche la “Società”) ha implementato un sistema per la ricezione e gestione delle Segnalazioni di presunti illeciti, che consente la gestione della Segnalazione (“Segnalazione”) da Lei presentata alla Società mediante specifici canali dedicati della Società medesima.
Il sistema è dedicato alla ricezione e gestione delle Segnalazioni, anche in forma anonima, pervenute alla Società dal personale aziendale e/o da soggetti terzi e relative ad eventuali violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea, violazioni delle norme interne (regole di condotta contemplate nel Codice Etico, nel Modello 231 e più in generale nel corpus normativo aziendale), condotte illecite ed irregolarità circa la conduzione delle attività aziendali della Società stessa.
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento Europeo 2016/679 (in seguito “GDPR”), la Società rende l'informativa sul trattamento dei dati/informazioni personali (“Dati”) che La riguardano (in qualità di “Segnalante”), acquisiti direttamente o altrimenti acquisiti, in riferimento alla “Segnalazione” da Lei effettuata, nonché sul trattamento dei dati/informazioni dei soggetti interessati dalla Segnalazione stessa (in seguito anche “Whistleblowing”).
La presente Informativa è resa disponibile e a conoscenza dei potenziali interessati mediante pubblicazione sul sito istituzionale della Società. La Società si riserva il diritto, a sua discrezione, di cambiare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente Informativa in qualsiasi momento.
Tutto ciò premesso, la Società fornisce, qui di seguito, l’informativa sui trattamenti dei dati personali effettuati in relazione alla gestione delle Segnalazioni, disciplinate dalla “Procedura Segnalazioni” di SOLUTIA VET & PET S.R.L.
1. Titolare del Trattamento
Il Titolare del trattamento è SOLUTIA VET & PET S.R.L., P.IVA 04021940129, i cui dati di contatto sono i seguenti:
Sede legale: Via Celeste Milani 24/26, Origgio (VA), 21040
Sede operativa: Via Saronnino 70/24, Origgio (VA), 21040
Indirizzo di posta elettronica: info@solutiavetpet.com
Indirizzo PEC: solutiavetepet@legalmail.it
Il Titolare ha istituito l’Organismo di Vigilanza, nominato ai sensi dell’art. 6, punto 1, lett. b) del d.lgs. n. 231/2001, dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo, che è anche l’owner del processo di gestione delle segnalazioni disciplinato dalla “Procedura Segnalazioni”, i cui membri sono stati nominati persone autorizzate al trattamento dei dati personali e che hanno ricevuto, al riguardo, adeguate istruzioni operative.
Al fine di dare seguito alle Segnalazioni, l’Organismo di Vigilanza può avvalersi del supporto di personale interno/esterno alla Società, che verrà individuato e nominato persona autorizzata al trattamento dei dati personali e che riceverà, al riguardo, adeguate istruzioni operative.
2. Finalità, base giuridica e natura obbligatoria o facoltativa del trattamento
I Dati personali sono trattati esclusivamente per le finalità di istruttoria ed accertamento dei fatti oggetto della Segnalazione e di adozione degli eventuali conseguenti provvedimenti, secondo quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023.
In particolare, i Dati personali raccolti sono solo quelli necessari e pertinenti per il raggiungimento delle finalità sopra indicate, sulla base del “principio di minimizzazione”.
Rispetto a questi dati, il loro conferimento è volontario e l’Interessato è pregato di fornire soltanto i dati necessari a descrivere i fatti oggetto della Segnalazione senza comunicare dati personali ridondanti ed ulteriori a quelli necessari rispetto alle finalità sopra indicate. Nel caso siano forniti, il Titolare si asterrà dall’utilizzare tali Dati e li cancellerà.
I Dati personali sono trattati sulla base giuridica dell’obbligo di legge, ex art. 6, co. 1 lett. b) (D.Lgs. 24/2023 – D.Lgs. 231/01), e del legittimo interesse del Titolare, ex art. 6, co. 1, lett. f) del GDPR (a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’Interessato), a gestire le Segnalazioni di illeciti, di cui sia venuto a conoscenza il Segnalante per ragioni di lavoro, nell’ambito del proprio contesto lavorativo o per altre ragioni, nonché a tutelare gli Interessati interni ed esterni coinvolti nel procedimento di “Whistleblowing”.
3. Tipi di dati trattati
Nell’ambito del procedimento di “Whistleblowing”, i dati/informazioni personali oggetto di trattamento sono i Dati del “Segnalante” (o “Interessato”), del “Segnalato” e delle persone coinvolte e/o collegate ai fatti oggetto della Segnalazione, quali per esempio eventuali testimoni (in seguito “Interessati”).
Tali Dati, raccolti e trattati dal Titolare, includono dati personali “comuni” dell’Interessato/Segnalante e degli Interessati (dati anagrafici, la posizione lavorativa ricoperta nella Società di appartenenza, recapiti quali: indirizzo mail, indirizzo postale, numero telefonico), ogni altra informazione presente nella Sua Segnalazione e, eventualmente, in alcuni casi, ove necessario, anche dati appartenenti a particolari categorie ex art. 9 GDPR o dati relativi a condanne penali e reati ex art. 10 del GDPR per i motivi di interesse pubblico rilevante di cui al Decreto Whistleblowing e comunque nei limiti di quanto consentito dalla normativa in materia.
I Dati possono essere raccolti sia direttamente presso l’Interessato sia per il tramite di altri soggetti coinvolti nella Segnalazione, mediante l’apposito “canale di segnalazione interna” ovvero tramite gli altri canali di comunicazione indicati nel prosieguo della presente informativa. I dati sono forniti volontariamente dall’Interessato/Segnalante, anche in forma anonima, al Titolare, il quale non tratterà dati che non siano strettamente necessari alle finalità. A titolo esemplificativo e non esaustivo, la Segnalazione può avvenire da parte di dipendenti del Titolare e/o soggetti terzi che intrattengono un rapporto con il Titolare.
4. Modalità del trattamento
I dati sono raccolti, nel rispetto delle norme vigenti, a mezzo di strumenti elettronici, telematici e manuali, con logiche strettamente connesse alle finalità sopra indicate, in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi. In particolare, sono raccolti tramite i seguenti canali:
la piattaforma on line “canale di segnalazione interna”, ex art. 4 D.Lgs. 24/2023, fornita da un provider esterno selezionato che adotta un sistema di segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva (UE) 2019/1937, che garantisce la sicurezza e la protezione dei dati oltre che la riservatezza delle informazioni, attraverso un sistema avanzato di criptazione delle comunicazioni e del database, in linea con quanto previsto dalla normativa di riferimento. Tale piattaforma consente l’invio di Segnalazioni in forma scritta, sia in forma anonima che in forma non anonima, e permette di mantenere le interlocuzioni con il Segnalante e fornire riscontro alla Segnalazione, nel rispetto delle tempistiche previste dalla normativa. La segnalazione viene gestita tempestivamente dall’Organismo di Vigilanza al fine di garantire la gestione del caso segnalato conformemente alle prescrizioni della normativa in materia.
l’invio di una busta, contenente i dati identificativi del segnalante e la Segnalazione, all’Organismo di Vigilanza.
oralmente, mediante un incontro diretto con l’Organismo di Vigilanza.
I dati raccolti a mezzo degli strumenti elettronici/telematici non saranno oggetto di trattamento completamente automatizzato così come specificato all’art. 22 GDPR. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati. Inoltre, specifiche misure tecnico-organizzative, quali la crittografia, sono adottate, ai sensi dell’art. 32 GDPR, per garantire la tutela dell’identità degli Interessati, nonché l’eventuale anonimia del Segnalante ed il completo anonimato nell’accesso alla piattaforma (no log).
5. Tempi di conservazione dei dati
I dati personali saranno conservati solo per il tempo necessario alle finalità per le quali vengono raccolti nel rispetto del principio di minimizzazione ex art. 5.1.c) GDPR ed, in particolare, alle finalità di gestione dell’istruttoria, di conclusione dell’attività di definizione della Segnalazione e di adozione dei relativi provvedimenti, in caso di accertamento, e comunque non oltre 5 anni a decorrere dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, in conformità a quanto previsto dall’art. 14, comma 1 del D.Lgs. 24/2023 e dall’art. 5, comma 1 del GDPR.
6. Destinatari dei dati
Laddove si renda necessario per esigenze connesse alle attività istruttorie, alcune informazioni collegate alla Segnalazione potranno essere trattate da parte di funzioni aziendali interne alle quali verranno fornite specifiche istruzioni (funzioni incaricate a svolgere accertamenti nei casi in cui la loro conoscenza sia indispensabile per la comprensione dei fatti segnalati e/o per la conduzione delle relative attività di istruzione e/o trattazione).
Possono venire a conoscenza dei Dati personali collegati alla Segnalazione l’ANAC, l’Autorità giudiziaria, altri Enti/organismi competenti in relazione alla fattispecie segnalata, nonché soggetti esterni (ad es. società di consulenza, di auditing/revisione, studi legali, o soggetti che svolgono servizi strumentali alle finalità sopra indicate, limitatamente alle informazioni necessarie per le funzioni loro attribuite) e il fornitore che gestisce l’operatività e la manutenzione della piattaforma di segnalazione, nominato Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR. In nessun caso i dati personali saranno oggetto di diffusione.
7. Diritti degli interessati
Gli artt. 15-22 GDPR conferiscono agli Interessati la possibilità di esercitare specifici diritti, quali, per esempio, il diritto di accesso, di rettifica, di cancellazione, di limitazione del trattamento. I diritti potranno essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al Titolare all’indirizzo PEC.
L’Interessato potrà proporre reclamo ai sensi dell’art. 57 lett. f) GDPR all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali. Qualora l’esercizio dei diritti da parte del Segnalato possa comportare un pregiudizio effettivo e concreto alla protezione e riservatezza dei dati personali del Segnalante, il Titolare potrà limitare, ritardare ovvero escludere tale esercizio ai sensi dell’art. 2-undecies, co. 1, lett. f) del Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003). In tali casi, i diritti dell’Interessato, ai sensi dell’art. 2-undecies, co. 3 del Codice Privacy, possono essere esercitati tramite il Garante con le modalità di cui all’art. 160 del Codice Privacy.
8. Eventuale trasferimento di dati personali verso Paesi extra UE
I dati personali riferibili al segnalante, al segnalato o a terzi non sono trasferiti verso Paesi terzi al di fuori dell’Unione Europea.
9. Modalità di invio delle segnalazioni
Le segnalazioni di presunti illeciti possono essere trasmesse attraverso i canali indicati nella presente informativa.
In particolare, la Società mette a disposizione un canale telematico dedicato e sicuro, accessibile al seguente indirizzo:
https://whistleblowersoftware.com/secure/SOLUTIAVETPET
Origgio, 07/03/2025
