Information gemäß Art. 13 und 14 der Europäischen Verordnung 2016/679 über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Systems zur Meldung mutmaßlicher Rechtsverstöße (Whistleblowing)
In Umsetzung der geltenden Gesetzgebung (D.Lgs. 24/2023 - „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und Bestimmungen zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden“) hat SOLUTIA VET & PET S.R.L. (im Folgenden auch „die Gesellschaft“) ein System zur Annahme und Bearbeitung von Meldungen mutmaßlicher Rechtsverstöße implementiert, das die Bearbeitung der von Ihnen über spezifische, dafür vorgesehene Kanäle der Gesellschaft eingereichten Meldung („Meldung“) ermöglicht.
Das System dient der Annahme und Bearbeitung von Meldungen, auch in anonymer Form, die von Unternehmensmitarbeitern und/oder Dritten bei der Gesellschaft eingehen und sich auf mögliche Verstöße gegen nationale oder europäische Rechtsvorschriften, Verstöße gegen interne Vorschriften (Verhaltensregeln im Ethikkodex, im Modell 231 und allgemeiner im Unternehmensregelwerk), unrechtmäßiges Verhalten und Unregelmäßigkeiten bei der Führung der Unternehmensaktivitäten der Gesellschaft selbst beziehen.
Gemäß Art. 13 und 14 der Europäischen Verordnung 2016/679 (im Folgenden „DSGVO“) stellt die Gesellschaft die Informationen zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten/Informationen („Daten“) (als „meldende Person“), die direkt oder anderweitig erfasst wurden, in Bezug auf die von Ihnen gemachte Meldung sowie zur Verarbeitung der Daten/Informationen der von der Meldung betroffenen Personen (im Folgenden auch „Whistleblowing“) zur Verfügung.
Diese Datenschutzerklärung wird den potenziellen Betroffenen durch Veröffentlichung auf der institutionellen Website des Unternehmens zugänglich gemacht. Die Gesellschaft behält sich das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit nach eigenem Ermessen zu ändern, zu modifizieren, zu ergänzen oder Teile davon zu entfernen.
Unter Berücksichtigung all dessen informiert die Gesellschaft im Folgenden über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Meldungen, die in der „Meldeprozess“-Richtlinie von SOLUTIA VET & PET S.R.L. geregelt sind.
1. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist SOLUTIA VET & PET S.R.L., USt-IdNr. 04021940129, dessen Kontaktdaten wie folgt lauten:
Sitz: Via Celeste Milani 24/26, Origgio (VA), 21040
Betriebsstätte: Via Saronnino 70/24, Origgio (VA), 21040
E-Mail-Adresse: info@solutiavetpet.com
PEC-Adresse: solutiavetepet@legalmail.it
Der Verantwortliche hat das Aufsichtsorgan gemäß Art. 6, Abs. 1, Buchst. b) des gesetzesvertretenden Dekrets Nr. 231/2001 eingerichtet, das über autonome Initiativ- und Kontrollbefugnisse verfügt und auch Eigentümer des in der „Meldeprozess“-Richtlinie geregelten Meldemanagementprozesses ist. Die Mitglieder wurden als autorisierte Personen für die Verarbeitung personenbezogener Daten ernannt und haben diesbezüglich angemessene operative Anweisungen erhalten.
Um den Meldungen nachzukommen, kann das Aufsichtsorgan die Unterstützung von internem/externem Personal der Gesellschaft in Anspruch nehmen, das als autorisierte Person für die Verarbeitung personenbezogener Daten benannt wird und diesbezüglich angemessene operative Anweisungen erhält.
2. Zweck, Rechtsgrundlage und obligatorischer oder fakultativer Charakter der Verarbeitung
Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu den Zwecken der Untersuchung und Feststellung der Sachverhalte der Meldung und der Veranlassung etwaiger Folgemaßnahmen gemäß D.Lgs. 24/2023 verarbeitet.
Insbesondere werden nur die Daten erhoben, die für die Erreichung der oben genannten Zwecke notwendig und relevant sind, basierend auf dem „Grundsatz der Datenminimierung“.
In Bezug auf diese Daten ist deren Bereitstellung freiwillig, und der Betroffene wird gebeten, nur die Daten bereitzustellen, die zur Beschreibung der Sachverhalte der Meldung erforderlich sind, ohne redundante und über die für die oben genannten Zwecke notwendigen hinausgehende personenbezogene Daten zu übermitteln. Werden solche Daten bereitgestellt, wird der Verantwortliche von deren Nutzung absehen und sie löschen.
Die personenbezogenen Daten werden auf der Rechtsgrundlage einer gesetzlichen Verpflichtung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. b) (D.Lgs. 24/2023 – D.Lgs. 231/01) und des berechtigten Interesses des Verantwortlichen gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchst. f) der DSGVO (sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen überwiegen) verarbeitet, um Meldungen von Rechtsverstößen zu bearbeiten, von denen der Hinweisgeber aus arbeitsbezogenen Gründen im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit oder aus anderen Gründen Kenntnis erlangt hat, sowie um die internen und externen Beteiligten des „Whistleblowing“-Verfahrens zu schützen.
3. Arten der verarbeiteten Daten
Im Rahmen des „Whistleblowing“-Verfahrens sind die zu verarbeitenden personenbezogenen Daten/Informationen die Daten der „meldenden Person“ (oder „Betroffenen“), der „gemeldeten Person“ und der Personen, die an den gemeldeten Sachverhalten beteiligt und/oder mit diesen verbunden sind, wie z.B. eventuelle Zeugen (im Folgenden „Betroffene“).
Diese vom Verantwortlichen erhobenen und verarbeiteten Daten umfassen „gewöhnliche“ personenbezogene Daten des Betroffenen/Meldenden und der Betroffenen (persönliche Daten, die im Unternehmen innegehaltene Position, Kontaktdaten wie E-Mail-Adresse, Postanschrift, Telefonnummer), alle weiteren Informationen in Ihrer Meldung und, falls erforderlich, in einigen Fällen auch Daten besonderer Kategorien gemäß Art. 9 DSGVO oder Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten gemäß Art. 10 der DSGVO aus Gründen des erheblichen öffentlichen Interesses gemäß dem Whistleblowing-Dekret und jedenfalls innerhalb der durch die einschlägige Gesetzgebung zulässigen Grenzen.
Die Daten können sowohl direkt bei der betroffenen Person als auch über andere an der Meldung beteiligte Personen über den dafür vorgesehenen „internen Meldeweg“ oder über die weiteren in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kommunikationskanäle erhoben werden. Die Daten werden vom Betroffenen/Meldenden, auch in anonymer Form, freiwillig an den Verantwortlichen übermittelt, der keine Daten verarbeitet, die nicht unbedingt für die Zwecke erforderlich sind. Beispielhaft, aber nicht abschließend, kann die Meldung von Mitarbeitern des Verantwortlichen und/oder Dritten, die eine Beziehung zum Verantwortlichen unterhalten, erfolgen.
4. Modalitäten der Verarbeitung
Die Daten werden unter Einhaltung der geltenden Vorschriften mittels elektronischer, telematischer und manueller Instrumente erhoben, mit Logiken, die eng mit den oben genannten Zwecken verbunden sind, um die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten selbst zu gewährleisten. Insbesondere werden sie über die folgenden Kanäle erhoben:
die Online-Plattform „interner Meldeweg“ gemäß Art. 4 D.Lgs. 24/2023, die von einem ausgewählten externen Anbieter bereitgestellt wird, der ein den Anforderungen der Richtlinie (EU) 2019/1937 entsprechendes System für die Meldung von Unternehmensverstößen einsetzt. Dieses System gewährleistet die Sicherheit und den Schutz der Daten sowie die Vertraulichkeit der Informationen durch ein fortschrittliches Verschlüsselungssystem für die Kommunikation und die Datenbank, in Übereinstimmung mit den einschlägigen Vorschriften. Diese Plattform ermöglicht das Versenden von Meldungen in schriftlicher Form, sowohl anonym als auch nicht anonym, und ermöglicht die Interaktion mit dem Hinweisgeber sowie die Beantwortung der Meldung unter Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen. Die Meldung wird vom Aufsichtsorgan umgehend bearbeitet, um die Bearbeitung des gemeldeten Falles gemäß den einschlägigen Vorschriften sicherzustellen.
die Zusendung eines Umschlags, der die Identifikationsdaten des Meldenden und die Meldung enthält, an das Aufsichtsorgan.
mündlich, durch ein direktes Gespräch mit dem Aufsichtsorgan.
Die mittels elektronischer/telematischer Instrumente erhobenen Daten werden nicht vollständig automatisiert verarbeitet, wie in Art. 22 DSGVO dargelegt. Es werden spezifische Sicherheitsmaßnahmen beachtet, um den Verlust von Daten, unrechtmäßige oder unsachgemäße Verwendung und unbefugten Zugriff zu verhindern. Darüber hinaus werden gemäß Art. 32 DSGVO spezifische technisch-organisatorische Maßnahmen, wie die Verschlüsselung, ergriffen, um den Schutz der Identität der Betroffenen sowie die mögliche Anonymität des Hinweisgebers und die vollständige Anonymität beim Zugriff auf die Plattform (keine Protokollierung) zu gewährleisten.
5. Aufbewahrungsfristen der Daten
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben werden, unter Beachtung des Minimierungsgrundsatzes gemäß Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO erforderlich ist, insbesondere für die Zwecke der Bearbeitung der Untersuchung, des Abschlusses der Aktivitäten zur Klärung der Meldung und der Ergreifung entsprechender Maßnahmen im Falle einer Feststellung, und in keinem Fall länger als 5 Jahre ab dem Datum der Mitteilung des Endergebnisses des Meldeverfahrens, in Übereinstimmung mit Art. 14 Abs. 1 des D.Lgs. 24/2023 und Art. 5 Abs. 1 der DSGVO.
6. Empfänger der Daten
Soweit dies aus Gründen im Zusammenhang mit den Untersuchungstätigkeiten notwendig ist, können bestimmte Informationen im Zusammenhang mit der Meldung von internen Unternehmensfunktionen verarbeitet werden, denen spezifische Anweisungen erteilt werden (Funktionen, die beauftragt sind, Untersuchungen in Fällen durchzuführen, in denen ihre Kenntnis für das Verständnis der gemeldeten Fakten und/oder für die Durchführung der entsprechenden Untersuchungs- und/oder Bearbeitungstätigkeiten unerlässlich ist).
Kenntnis von personenbezogenen Daten, die mit der Meldung zusammenhängen, können die ANAC, die Justizbehörden, andere zuständige Stellen/Organisationen im Zusammenhang mit dem gemeldeten Sachverhalt sowie externe Parteien (z.B. Beratungsunternehmen, Wirtschaftsprüfungs-/Revisionsgesellschaften, Anwaltskanzleien oder Dienstleister, die unterstützende Dienste für die oben genannten Zwecke erbringen, beschränkt auf die für ihre Aufgaben notwendigen Informationen) und der Anbieter, der den Betrieb und die Wartung der Meldeplattform verwaltet, als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO erhalten. In keinem Fall werden personenbezogene Daten verbreitet.
7. Rechte der betroffenen Personen
Die Art. 15-22 DSGVO räumen den Betroffenen die Möglichkeit ein, spezifische Rechte auszuüben, wie z.B. das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Verarbeitung. Die Rechte können formlos durch eine an die PEC-Adresse des Verantwortlichen gerichtete Anfrage ausgeübt werden.
Der Betroffene kann gemäß Art. 57 lit. f) DSGVO eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde für den Schutz personenbezogener Daten einreichen. Sollte die Ausübung der Rechte durch die gemeldete Person eine tatsächliche und konkrete Beeinträchtigung des Schutzes und der Vertraulichkeit der personenbezogenen Daten des Hinweisgebers nach sich ziehen, kann der Verantwortliche diese Ausübung gemäß Art. 2-undecies, Abs. 1, Buchst. f) des Datenschutzgesetzes (D.Lgs. 196/2003) einschränken, verzögern oder ausschließen. In solchen Fällen können die Rechte des Betroffenen gemäß Art. 2-undecies, Abs. 3 des Datenschutzgesetzes über den Garante gemäß den Bestimmungen des Art. 160 des Datenschutzgesetzes ausgeübt werden.
8. Eventuelle Übermittlung personenbezogener Daten an Länder außerhalb der EU
Personenbezogene Daten des Meldenden, des Gemeldeten oder Dritter werden nicht in Drittländer außerhalb der Europäischen Union übermittelt.
9. Art und Weise der Einreichung von Meldungen
Meldungen über mutmaßliche Verstöße können über die in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kanäle eingereicht werden.
Insbesondere stellt die Gesellschaft einen dedizierten und sicheren Online-Kanal zur Verfügung, der unter folgender Adresse zugänglich ist:
https://whistleblowersoftware.com/secure/SOLUTIAVETPET
Origgio, 07/03/2025
